Tietosuojaseloste
1.
Rekisterinpitäjä
NeoEco Oy
Äyritie 22, 01300 Vantaa
Puh. 050 527 5037
Sähköposti: janne.karlsson@neoeco.fi
Omia tietoja koskevat tiedustelut ja pyynnöt tulee osoittaa ensisijaisesti
rekisterinpitäjälle.
Rekisterinpitäjä NeoEco
Oy on suomalainen yhtiö, jonka sijaintipaikka on Suomi.
2. Henkilötietojen
vastaanottajat ja käsittelijät
Yhteydenottolomakkeella kerättäviä tietoja tallennetaan asiakaspalvelu- ja
asiakkuudenhoitotarkoitukseen sekä työntekijöiden rekrytoimiseksi NeoEco-yhtiöiden palvelukseen. Rekisterin teknisenä alustana toimii Pipedrive CRM
-asiakkuudenhallintajärjestelmä. Tietoja vastaanottavat ja käsittelevät NeoEco
Oy:n ja NeoEco- konserniyhtiöiden työntekijät.
3. Henkilötietojen
käsittelyn tarkoitus ja peruste
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on mahdollistaa asiakaspalvelu sekä
työntekijöiden rekrytointi. Työsuhteen osalta (esim. sijaisuudet) henkilötietojen
käsittelyn tarkoitus on työsopimuksen mukaisten asioiden hoitaminen. (Yleinen
tietosuoja-asetus, artikla 6, kohta 1b.)
4. Tietojen siirto
EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Palveluissa olevaa tietoa ei käsitellä NeoEco Oy:n tai NeoEco-konserniyhtiöiden
toimesta EU:n tai ETA-alueen ulkopuolella. Tietojen siirtoa voi kuitenkin
tapahtua EU:n tai ETA:n ulkopuolella esimerkiksi siinä tapauksessa, jossa
rekisterinpitäjän työhön osallistuva henkilö sijaitsee EU:n tai ETA:n
ulkopuolella. Tässäkin tapauksessa käsiteltävien tietojen tietoturva on
varmistettu käyttämällä salattuja tietoliikenneyhteyksiä.
5. Rekisterin
tietosisältö ja tietojen säilytys
Palveluihin kerätään pääosin asiakkuudenhoidossa ja rekrytoinnissa tarvittavia
tietoja, jotka käyvät ilmi yhteydenottopyyntölomakkeessa sekä rekrytoinnissa
käytetystä työnhakulomakkeesta ja jotka saadaan rekisteröidyltä itseltään.
Kerättävät tiedot ovat useimmiten seuraavat:
- Nimi- ja yhteystiedot kuten nimi, osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero (tunnistamista ja viestintää varten)
- Yhteydenoton tarkoitus ja mahdolliset täsmentävät tiedot
- Rekrytointien osalta soveltuvuuden arviointiin käytettävät tiedot (esim. työkokemus ja koulutustausta, kielitaidot ja muu osaaminen)
- Liitetiedostot (esim. CV, hakemus, työnäyte, kuva)
- Asiakkuudenhoito / rekrytointiprosessin aikana
muodostuvat tiedot, kuten sähköpostiviestit, tekstiviestit ja tallennettavat
tiedostot
Valittujen henkilöiden
(esim. työntekijät ja sijaiset) osalta palveluun voidaan tallentaa tietoja,
joita tarvitaan työsuhteeseen kuuluvien tehtävien ja velvoitteiden, kuten
palkanmaksun suorittamiseen. Tällaisia tietoja ovat esimerkiksi henkilötunnus,
tiedot voimassa olevista luvista ja pätevyyksistä sekä pankkitilin numero
palkanmaksua varten. Hakemukset säilyvät palvelussa 730 vuorokautta hakemuksen lähettämisestä tai
viimeisestä päivityksestä. Tietoja voidaan käsitellä palvelussa tätäkin
kauemmin esimerkiksi tilanteessa, jossa rekisteröity on valittu NeoEco-yhtiöiden työntekijäksi tai sijaiseksi.
6. Rekisterin suojauksen
periaatteet
Rekisterinpitäjä vastaa, että palveluihin tallennettua tietoa käsitellään
hyvien tietoturvakäytäntöjen ja rekisterinpitäjän antamien ohjeiden mukaisesti. Palveluntarjoaja NeoEco Oy vastaa rekisteriin tallennettujen tietojen
teknisestä suojauksesta, johon kuuluvat esim. palvelun sisäinen tietoturva,
kulunvalvonta, ohjelmistojen tietoturvapäivitykset ja varmuuskopiointi.
Palvelujen tietoturvaa testataan sisäisten testien lisäksi mahdollisesti myös
kolmannen osapuolen tekemillä tietoturvatarkistuksilla.
Palvelun ja käyttäjän selaimen välinen tietoliikenne on aina suojattu vahvalla salauksella.
7. Rekisteröidyn
oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeudet omiin tietoihinsa. Kysymykset ja pyynnöt tulee
ohjata tämän rekisterin pitäjälle. Seuraavassa tarkempi selostus rekisteröidyn
oikeuksista:
- Pääsy tietoihin: Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä tieto, käsitelläänkö hänen tietojaan. Jos tietoja käsitellään, rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut tietonsa. Tarkastaminen tapahtuu toimittamalla kirjallisen tarkastuspyynnön rekisterinpitäjälle.
- Oikeus tietojen oikaisemiseen: Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisteröityä koskevien virheellisten tai puutteellisten henkilötietojen korjaamista. Tietojen oikaiseminen tapahtuu osoittamalla kirjallisen oikaisupyynnön rekisterinpitäjälle.
- Oikeus tietojen poistamiseen: Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisteriin tallennettujen tietojensa poistamista, ellei tietojen säilyttämiselle ole perustetta (esim. lakiin perustuva valitusaika valintapäätöksestä). Tietojen poistaminen tapahtuu osoittamalla rekisterinpitäjälle kirjallisen vaatimuksen tietojen poistamisesta.
- Oikeus rajoittaa käsittelyä: Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä rajoittaa rekisteröidyn henkilötietojen käsittelyä, mikäli tähän on perusteet. Pyyntö henkilötietojen käsittelyn rajoittamisesta on osoitettava kirjallisesti rekisterinpitäjälle.
- Oikeus vastustaa tietojen käsittelyä: Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa rekisteröityä koskevien henkilötietojen käsittelyä, mikäli tähän on perusteet. Pyyntö henkilötietojen käsittelyn vastustamisesta on osoitettava kirjallisesti rekisterinpitäjälle.
- Oikeus peruuttaa suostumus tietojen käsittelyyn: Jos henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen, rekisteröidyllä on oikeus milloin tahansa peruuttaa suostumuksensa. Suostumuksen peruminen tapahtuu kirjallisella pyynnöllä rekisterinpitäjälle.
- Oikeus valittaa valvovalle viranomaiselle: Rekisteröidyllä on oikeus valittaa henkilötietojen käsittelyn epäkohdista rekisterinpitäjälle, henkilötietojen käsittelijälle, tai valvovalle viranomaiselle.
8. Profilointiin ja
päätöksentekoon käytetty automatiikka
Palvelussa ei käytetä automaattista päätöksentekoa. Palvelussa käytettäviä analytiikkatyökaluja (Google Analytics) käytetään
palvelun käyttöä koskevien tilastojen ja analytiikan laatimiseksi ja palvelun
kehittämiseksi.
9. Evästeet
Palvelun ja sen analytiikan toteuttamisessa käytetään evästeitä. Evästeiden
käytön voi estää muuttamalla selaimen asetuksia. Evästeiden estäminen voi
kuitenkin johtaa palvelun toimimattomuuteen.